POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
La Política de tratamiento de la información personal es el documento exigido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 para comunicar a los titulares de datos personales las directrices y lineamientos bajo los cuales será tratada y protegida su información, asegurando el respeto de los principios y normas contenidas en la legislación vigente aplicable.
En cumplimiento del artículo 13 del decreto referido, esta política explica el tipo de información que GloboVentas S.A recolecta, almacena, usa, circula y suprime, las finalidades de su tratamiento y las pautas que serán aplicadas para garantizar el adecuado tratamiento de la información personal.
Lo invitamos a seguir leyendo para conocer las disposiciones y enterarse cómo puede ejercer los derechos que le asisten como titular de datos personales.
- Responsable del Tratamiento de Información personal
GloboVentas S.A en calidad de Responsable del tratamiento de información personal comunica al público sus datos de
identificación y contacto:
Nombre o razón social: GloboVentas S.A
Domicilio: YUMBO
Dirección: Carrera 37 N 10-303 Acopi- Yumbo
Correo electrónico: globoventas@globoventas.com.co
Teléfono: 6641600
Sitio web: www.globoventas.com.co - Definiciones
Para la correcta interpretación de los lineamientos contenidos en la presente Política, a continuación se definen los conceptos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Apoderado o autorizado: Persona autorizada por el titular de datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante GloboVentas S.A, por cuenta de quien concede la autorización.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos personales que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para acceder a la información personal que repose en cualquier base de datos de GloboVentas S.A, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o conjuntamente con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de GloboVentas S.A, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Reclamo: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, sea o no automatizado, que permita la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión. - Principios
En GloboVentas S.A el tratamiento de datos personales se realiza siguiendo diversos principios que buscan proteger la privacidad e intimidad de los titulares, asegurando las condiciones de legalidad en el tratamiento así como la confidencialidad, seguridad y reserva de la información personal. Estos principios, inspirados en la Ley 1581 de 2012 son:
Principio de libertad. La información personal de naturaleza semiprivada, privada y sensible sólo podrá ser tratada cuando medie autorización libre, previa y expresa de su titular salvo en los casos excepcionales contemplados en la ley.
El consentimiento que el titular otorgue para la disposición de sus datos personales será debidamente informado
respecto a su alcance, fines y derechos que le asisten. El suministro de datos personales sensibles será facultativo para su titular, pudiendo abstenerse de entregarlos cuando así lo desee.
Principio de necesidad. Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados. La información personal solicitada al Titular en ningún caso será excesiva o incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior de GloboVentas S.A.
Principio de finalidad. Los datos de carácter personal sometidos a tratamiento no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles o contrarias con aquellas que el titular hubiere autorizado. No se considerará incompatible el tratamiento posterior que obedezca a fines históricos, estadísticos, contables o científicos.
Principio de veracidad. Los datos personales serán exactos y completos de forma que respondan con veracidad a la realidad actual de su titular. Cuando el titular proporcione directamente los datos personales, se presumirá de buena fe que los mismos son ciertos y veraces.
Principio de lealtad. El tratamiento de información personal se realizará de manera leal y lícita en concordancia con los principios y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el libre ejercicio de los derechos de los titulares.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el Titular.
Principio de seguridad. La información objeto de tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de aquellos datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. - Titulares y Datos Personales
La operación diaria de GloboVentas S.A requiere conocer y tratar datos personales. Los titulares sobre los cuales
tratamos información son:
Clientes Inactivos
Empleados Inactivos
Accionistas Inactivos
Proveedores Inactivos
Visitantes
Clientes
Proveedores
Accionistas
Empleados
Auxiliares de bodega
Aprendices - Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
GloboVentas S.A utiliza la información que suministran los titulares de datos personales para el cumplimiento de las
siguientes finalidades:
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores y contratistas :
Registro de compras de productos y suministro de servicios
Registro de compras de productos y suministro de servicios
Suministro de productos y servicios para operación de la compañía
Suministro de productos y servicios para operación de la compañía
Finalidades varias – Procedimientos administrativos:
Participación administrativa y repartición de dividendos
Participación en la administracion de la empresa y repartición de dividendos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión fiscal:
Registro de actividades económicas y jurídicas sujetas a pago de impuestos
Registro de actividades económicas y jurídicas sujetas a pago de impuestos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Históricos de relaciones:
Gestión contable y administrativa
Finalidades varias – Fidelización de clientes:
Conservar activos los clientes de la empresa
Conservar activos los clientes de la empresa
Finalidades varias – Fines históricos, científicos o estadísticos:
Consulta
Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios:
Monitoreo de personas y actividades en la empresa
Recursos humanos – Gestión de nómina:
Cumplimiento de responsabilidades y deberes de los trabajadores que conforman la empresa
Cumplimiento de responsabilidades y deberes de los trabajadores que conforman la empresa
Recursos humanos – Gestión de personal:
Dirigir al personal desde la contratación hasta la desvinculación con el fin de propiciar el bienestar de talento
humano
Dirigir al personal desde la contratación hasta la desvinculación con el fin de propiciar el bienestar de talento
humano
Recursos humanos – Prestaciones sociales:
Gestionar de manera optima el pago de cada uno de las prestaciones sociales de los empleados
Gestionar de manera optima el pago de cada uno de las prestaciones sociales de los empleados
Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales:
Realizar el control de las actividades de seguridad y salud en el trabajo adelantados por la empresa
Realizar el control de las actividades de seguridad y salud en el trabajo adelantados por la empresa
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa:
Registrar los diferentes procesos Administrativos
Registrar los diferentes procesos administrativos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes:
Registro clientes para actividades comerciales y mercadeo
Registro de clientes para actividades comerciales y de mercadeo
Registro y manejo de los clientes
Registro y manejo de los clientes de la empresa
Recursos humanos – Promoción y selección de personal:
Efectuar la contratación del talento humano de la empresa que ha superado el proceso de selección
Efectuar la contratación del talento humano de la empresa que ha superado el proceso de selección
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos:
Registro facturación y recaudo y cartera de clientes
Registro de la facturación y recaudo de cartera de clientes
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación:
Registro de ventas a clientes
Registro de ventas a clientes
Recursos humanos – Control de horario:
Control de ingreso y egreso de personal - Derechos de los Titulares
Las personas cuya información personal es objeto de tratamiento por parte de GloboVentas S.A ostentan la calidad de titulares, en virtud de la cual podrán ejercer los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal. Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos. Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de GloboVentas S.A. Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política. Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.
6.1 Restricciones a los Derechos del Titular
La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no será procedente cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en la bases de datos de GloboVentas S.A.
No obstante lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones. - Canales de atención dispuestos al Titular GloboVentas S.A en aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, dispone de canales de atención por cada base de datos para la recepcionar las consultas y reclamos que formule el titular en relación con la protección de sus datos personales:
Canal de Atención
Correo Electrónico :
protecciondatos@globoventas.com.co
Teléfono Fijo (indicativo-número) : 2-6641600
Punto Atención Personal:
Departamento:VALLE DEL CAUCA
Ciudad:Yumbo
Dirección:Carrera 37 N 10-303 Acopi- Yumbo
Telefono Fijo o Movil:6641600
Fax:6641600
Correo electrónico: protecciondatos@globoventas.com.co
Sitio Web: www.globoventas.com.co - Ejercicio de los derechos del titular
8.1 Legitimación para ejercer los derechos del titular
La información personal sólo podrá ser entregada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
A las personas autorizadas por el titular del dato.
A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
8.2 Contenido mínimo de la Solicitud
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo peticionado. Los requisitos de la solicitud son:
Estar dirigida a GloboVentas S.A
Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo en relación con la protección de datos personales.
Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail).
Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
8.3 Procedimientos para la atención de Consultas y Reclamos
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales de atención definidos. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo.
En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, GloboVentas S.A emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.
Cuando GloboVentas S.A determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo.
8.4 Autorización a terceros
Cuando el titular desee formular una consulta o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales por intermedio de un tercero, deberá remitir a GloboVentas S.A, la debida autorización mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados.
La autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
Identificación del titular que autoriza
Copia de la cedula de ciudadanía del titular
Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información.
Carácter voluntario y libre de la autorización. - Área responsable de la atención de consultas y reclamos
Al interior de GloboVentas S.A se ha definido un área para recepcionar, direccionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que eleven los titulares. El área designada cuenta con administración de los canales de atención al titular definidos en capítulos anteriores, quien tendrá la responsabilidad de asegurar el respeto a los derechos de acceso, rectificación, actualización y cancelación de datos personales conforme a lo dispuesto en la Constitución y la Regulación General de Protección de Datos Personales. El área estará supervisando el funcionamiento de los canales de atención
previamente definidos.. - Vigencia
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir del 2018-01-24. Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen en la presente política con posterioridad a su entrada en vigencia, serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación sobre las modificaciones que serán efectuadas, podrán remitirse por los medios de comunicación idóneos para el efecto.